[商業英語] 商務英文的信件怎麼開頭才恰當

淶特的班級內臥虎藏龍，有公司主管，也有創業家或是集團董事長，甚至有好萊塢的演員。學生有時會詢問英文 Email 的開頭怎麼寫，在商務的情境寫 Email 確實是一大學問，好的 Email 能夠讓人清楚明瞭你想表達的內容，還有你期待的行動呼籲（Call to Action）是什麼。如果 Email 寫不清楚，就很難讓閱信人知道你的用意。今天淶特幫學生簡單整理商務英文信件的開頭寫法，至於內容還有結尾，我們會另外寫一篇文章來討論。

基本上，寫信前的第一件事情就是要「確認收信人是什麼樣的人」，是你之前已經聯絡過、見過面，也一起討論過事情的人，還是完全陌生，你要進行第一次信件拜訪的人呢？針對不同的對象，信件的開頭會很不一樣。

如果你是第一次聯絡對方，你可以這樣寫

Dear John Wall,

第一次聯絡對方，建議寫全名，表示禮貌和尊重。

I’m the course consultant at LITE English school.

我是淶特英語的課程顧問。

首先要簡短自我介紹，說明自己的職稱以及公司，讓對方初步了解你的背景。
有時候也會先提及自己的名字，之後再加上職稱和公司。

I’m Jack, the course consultant at LITE English school.

我是傑克，淶特英語的課程顧問。

不同於東方社會習慣為目的鋪陳，商務英文信件的開頭宜開門見山。
介紹完自己之後，可以直接闡明自己寫信的目的。如果你對於對方提供的產品很有興趣，你可以這樣寫：

I’m interested in learning more about your products.

我有興趣想要多了解你的產品。

如果反過來，是你希望介紹自家的產品給對方，你可以寫說：

I’m contacting you to introduce our products.

我今天聯絡您是想介紹我們的產品。

通常在陌生拜訪信件裡面，不會提出太多要求，或是希望對方搭配自己的請求。
畢竟才剛認識，很容易讓人內心出現「你哪位？」的小劇場。所以綜合以上，開頭可以寫：

當然，還有許多變化和不同的寫法，例如有些人會寫 My name is，讓整體看起來正式但不過於嚴肅，但總而言之，開頭講清楚自己的來歷以及目的，讓收信者可以馬上了解信件用意，再決定是否繼續閱讀。

除了以上的情境，我們也會寫給認識或是見過面的人，也許對方握有某些資源或人脈，所以想請他幫忙，這時候不一定要自我介紹，但需要簡短問候，然後一樣開門見山講明需要的協助：

通常 I hope this email finds you well 是標準的 Email 開頭問候句，但淶特建議，比起罐頭問候句，提及跟對方有關的事情當作問候，是更恰當且可以拉近距離的，比如說：

Congratulations on your recent achievements in the cybersecurity industry.

恭喜你最近在資安產業的成就。

或是你知道對方上週末做的事情，你可以說：

Hope you had a great weekend! The weather was amazing for your outing.

希望您上週末過得愉快！天氣超好，很適合你外出活動。

貼近對方生活的問候，會讓人更願意繼續往下讀。
接下來就可以說你希望什麼樣的幫助。

I’m reaching out to request a referral for the position at [company name].

我聯絡您是希望您能協助引薦一個公司的職位。

request 後面的字可以依照你們的需求替換，也可能是

• – request a meeting （見個面）
• – request the contact information of （取得別人的聯繫資料）

如果需要幫忙的事情，比較適合用一句話來描述，可以用 that 子句：

I’m reaching out to request that you provide a testimonial for our service.

我聯繫您是希望您能為我們的服務寫一個使用者見證。

而 request that 後的子句，其中的動詞應為原型動詞，因為在動詞前省略了一個 should。寫給認識人的信件開頭會像這樣：

商務英文信件的寫法非常多種，在網路上的資料也很多，比起罐頭問候語，淶特想分享的是「多在信件中提及他人的生活」，有了親和力後，對方會更願意協助或幫忙。至於如何撰寫內容、如何收尾，因為篇幅限制，會在下一篇文章跟你們分享！